ワード 差し込み印刷をする

はじめに

対応:20192016365

ワードの差し込み印刷をする方法を紹介します。

エクセルや Outlook の連絡先をデータとして使用できます。

1 ページに 1 件や複数のレコードを差し込みできます。

  • 目次
    • 差し込む手順
    • 差し込むデータを作成する
    • 差し込みフィールドを挿入する
    • 差し込む文書を作成して印刷する

差し込む手順

次の手順で差し込み印刷できます。

差し込むデータを作成する

エクセルで「差し込むデータ」を作成します。

ワードで表を作成してもできますが、編集しづらいのでエクセルを使います。

1 行目は見出し行です。A 列からデータを入力します。

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Outlook の連絡先も「差し込むデータ」として使用できます。

差し込みフィールドを挿入する

ページを 1 ページだけにして、印刷するときのページ設定を行っておきます。これが差し込み印刷のテンプレートになります。正確には 1 ページだけにしなくてもいいですが、差し込み印刷するときにそのページが差し込むデータ分複製されます。

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「1 ページに 1 件のデータを差し込む方法」と「1 ページに複数件差し込む方法」を紹介します。

1 ページに 1 件のデータを差し込む

[差し込み文書] タブをクリックし、差し込み印刷の開始グループにある [差し込み印刷の開始] から [標準の Word 文書] を選択します。

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[宛先の選択] から [既存のリストを使用] をクリックします。

ここから Outlook の連絡先を選択できます。
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先ほど作成したエクセルの [差し込むデータ] ファイルを選択して [開く] をクリックします。

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差し込むデータが入力されている [シート] を選択し、[先頭行をタイトル行として使用する] をチェックして [OK] をクリックします。

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差し込みデータを挿入する [位置] をクリックします。

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文章入力とフィールドの挿入グループにある [差し込みフィールドの挿入] から挿入する [フィールド] をクリックします。

ここに表示されるフィールド名は、エクセルの 1 行目に入力した見出しです。
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「名前」には [名前フィールド] を差し込みます。

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同じようにしてその他のデータも差し込みます。

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結果のプレビューを確認するには、結果のプレビューグループにある [結果のプレビュー] をチェックします。

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結果をプレビューできます。

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1 ページに複数件差し込む

手順は「1 ページに 1 件のデータを差し込む方法」と同じです。

それに続けて、最後の [差し込みフィールド] の後ろをクリックします。

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[ルール] から [Next Record (次のレコード)] をクリックします。

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[Next Record] が挿入されます。

これは次のデータを差し込むためのものです。結果は空になります。これがないと、そのページ内ではすべて同じデータが差し込まれます。
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作成した文章をすべてコピーして貼り付けます。これを 1 ページに差し込みたい件数分繰り返します。

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最後の [Next Record] を削除します。

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結果のプレビューを確認するには、結果のプレビューグループにある [結果のプレビュー] をチェックします。

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[Next Record] があるときとないときで結果が変わるのがわかります。

差し込む文書を作成して印刷する

最後に完了グループにある [完了と差し込み] から [個々のドキュメントの編集] をクリックします。

このまま印刷するには [文書の印刷] やメールするには [電子メール メッセージの送信] を選択します。
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差し込みデータ全てを印刷するには [すべて] を選択して [OK] をクリックします。

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データが差し込まれた状態で新しい文書が作成されるので、通常の方法で印刷します。

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  • 目次
    • 差し込む手順
    • 差し込むデータを作成する
    • 差し込みフィールドを挿入する
    • 差し込む文書を作成して印刷する